Onde estou na auditoria?
Passo 1
Pré-planejamento
Por que esta etapa é importante?
Para que a equipe possa escolher aquelas unidades hospitalares que melhor se adequam à estratégia traçada pela instituição e sua maturidade no tema, potencializando o benefício gerado pela fiscalização.
Qual produto ela gera?
A formalização das unidades hospitalares a serem auditadas.
Passo 2
Construindo a estratégia e os termos da auditoria
Por que esta etapa é importante?
Para alinhar a equipe de auditoria quanto ao problema que se está enfrentando; o objeto que será auditado; os objetivos da auditoria; quem são os principais destinatários do relatório; qual o escopo do trabalho; quais os riscos que podem comprometer o trabalho; e quais são as principais entregas e suas datas.
Qual produto ela gera?
Um papel de trabalho, com a delimitação preliminar do problema, objeto, objetivo e escopo, nível de asseguração, risco da auditoria, destinatários do relatório, e principais entregas.
Passo 3
Obtendo entendimento do objeto
Por que esta etapa é importante?
Para obter uma compreensão do objeto que está sendo auditado, como seus objetivos, marco regulatório, processos críticos etc., o que possibilita identificar, dentre outros elementos, os riscos que podem comprometer os objetivos do objeto, principais critérios e possíveis evidências.
Qual produto ela gera?
Um papel de trabalho denominado “Visão Geral do Objeto” contendo, por exemplo, (a) sua missão e objetivos na rede de atenção; (b) estrutura e mecanismos de governança e gestão do desempenho; (c) incentivos, frequentemente materializados em cláusulas contratuais; (d) histórico; (e) sua natureza jurídica; (f) as principais normas que ela deve seguir e outros requisitos de atuação da unidade; (g) os recursos da unidade; (h) mecanismo de gestão dos leitos e da alta eficiente e segura dos pacientes; e (i) gestão das salas cirúrgicas.
Passo 4
Chegando aos riscos relevantes
Por que esta etapa é importante?
Para identificar os principais riscos que possam comprometer o alcance dos objetivos do objeto que está sendo auditado e fechar escopo de auditoria.
Qual produto ela gera?
Um inventário de riscos priorizados para investigação.
Passo 5
Formulando questões de auditoria
Por que esta etapa é importante?
Para direcionar os trabalhos de auditoria, as metodologias e técnicas a adotar e os resultados que se pretende atingir.
Qual produto ela gera?
Questões de auditorias que possuem viabilidade investigativa, formuladas a partir dos riscos inventários.
Veja um modelo que pode ser utilizado!
Passo 6
Planejando a busca das evidências
Por que esta etapa é importante?
Para que a equipe saiba exatamente quais evidências serão buscadas e que critérios serão utilizados para se chegar ao achado de auditoria e como essas evidências serão coletadas.
Qual produto ela gera?
Uma matriz de planejamento que sistematiza: possíveis achados, evidências, critérios, técnicas e procedimentos, informações requeridas e fontes de informação.
Passo 7
Confeccionando papeis de trabalho para busca de evidências
Por que esta etapa é importante?
Para que a equipe gere os papeis de trabalhos que serão utilizados na busca das evidências, na fase de execução. Por exemplo, confecção do roteiro de inspeção física.
Qual produto ela gera?
Um conjunto de papeis de trabalhos para busca das evidências. Exemplos: roteiro de inspeção física, roteiro de entrevista, questionários, papeis para análise documental etc.
Passo 8
Fechando a fase de planejamento
Por que esta etapa é importante?
Para que o auditor possa consolidar e revisar todo o seu planejamento, de maneira que até mesmo outro auditor que não participou do planejamento possa executá-lo. Consolidar aquilo que já foi feito até agora.
Qual produto ela gera?
Um plano de auditoria contendo: (a) introdução (contendo o problema de auditoria, objeto, objetivo e escopo); (b) visão geral do objeto (contendo a caracterização da unidade e a caracterização dos fatores exógenos com potencial de afetar a eficiência da unidade); (c) descrição das áreas, macroprocessos e processos críticos; (d) inventários de riscos; (e) questões de auditoria; e como apêndices, (f) matriz de planejamento e papeis de trabalhos que serão utilizados para a coleta de evidências; (g) cronograma detalhado da execução (aplicação dos papeis de trabalho para coleta das evidências, análises, sistematização) e da elaboração do relatório; e (h) estimativa de custos da auditoria.
Passo 9
Coletando as evidências
Por que esta etapa é importante?
Para que o auditor possa concluir sobre a existência ou não do problema, suas causas e seus efeitos.
Qual produto ela gera?
Evidências coletadas. Por exemplo: extrato de entrevista, relatório de inspeção física, documento e análises, documentos de inferências analíticas, documento de conciliação de contas, relatório fotográfico etc.
Passo 10
Analisando as evidências
Por que esta etapa é importante?
Para que o auditor tenha certeza de que possui evidências e critérios válidos para o achado completo: situação encontrada (problema), causas e efeitos.
Qual produto ela gera?
Um papel de trabalho denominado análise em separado, com conclusão da auditor sobre a existência ou não do achado.
Passo 11
Sistematizando os resultados
Por que esta etapa é importante?
Para que o auditor possa sistematizar o achado de auditoria e seu tratamento.
Para que o auditor possa sistematizar, se for o caso, a responsabilização por ilícitos.
Qual produto ela gera?
Uma matriz de achados, contendo: o achado, destacando a situação encontrada, causa, efeitos, os encaminhamentos para tratamento das causas e mitigação dos efeitos e os benefícios que podem ser gerados.
Atenção! Alimente a matriz de achados no sítio Eficiência na Saúde.
Se for o caso, uma matriz de responsabilização, contendo: irregularidade, responsável, conduta, nexo de causalidade, culpabilidade.
Passo 12
Relatando os resultados
Por que esta etapa é importante?
Para comunicar às partes interessadas, os principais problemas encontrados, suas causas, seus efeitos, formas de tratar as causas e mitigar os efeitos e os benefícios que podem ser gerados.
Qual produto ela gera?
Um relatório de auditoria, contendo: capa, resumo, introdução, sumário, visão geral do objeto, achados de auditoria, conclusão e encaminhamentos.
Passo 13
Monitorando a solução dos problemas
Por que esta etapa é importante?
Para monitorar se as medidas para tratamento das causas e mitigação dos efeitos dos problemas estão sendo implementadas; se os problemas estão sendo resolvidos; se os benefícios estimados estão se tornando em benefícios efetivos; se será necessário a realização de novas auditorias no objeto.
Qual produto ela gera?
Relatório de avaliação de plano de ação; planejamento das etapas de monitoramento; relatórios de monitoramentos intermediários; relatório final sobre a solução ou não do problema.